رویدادهای مالی در امور حسابداری

هدف فرا گیری رویدادهای مالی، شناخت طبقه بندی رویدادهای مالی است

1. دفتر کل
2. دفتر معین
3. تراز آزمایشی اصلاح نشده
4. شناخت درآمد و هزینه
5. سرمایه گذاری مجدد و برداشت
6. تهیه صورتهای مالی (سود زیان، سرمایه)

مقدمه

در این مقاله نحوه طبقه بندی رویدادهای ثبت شده در دفاتر کل و معین را فرا خواهید گرفت و با چگونگی تهیه ترازآزمایشی شناخت درآمد و هزینه، مفهوم سرمایه گذاری مجدد و برداشت، تهیه صورتهای مالی آشنا خواهید شد.

همانطور که می دانید، طبقه بندی رویدادهای مالی در دفتر کل و تهیه ی ترازآزمایشی گام های چهارم و پنجم از چرخه ی حسابداری می باشند

طبقه بندی رویدادهای مالی در دفتر کل

در سیستم حسابداری دستی، برگه یا کارتهای مجزا برای هر حساب نگهداری می شود که اطلاعات مربوط به هر حساب را به طور جداگانه ارائه می کند

در سیستم های حسابداری کامپیوتری نیز این عمل در قالب فایل های الکترونیکی مجزا انجام می شود

در یک واحد تجاری ممکن است روزانه چندین رویداد مالی مختلف اتفاق بیافتد. در مراحل اولیه ی چرخه ی حسابداری، کلیه ی این رویدادها به ترتیب تاریخ وقوع، در دفتر روزنامه ثبت می شوند ودر واقع بدین ترتیب وارد سیستم حسابداری می گردند،

سیستم حسابداری نیز مانند هر سیستم دیگری به پردازش اطلاعات ورودی می پردازد

یکی از مهمترین گامهای پردازش اطلاعات در سیستم حسابداری، طبقه بندی رویدادهای ثبت شده در دفتر روزنامه، به تفکیک حسابها می باشد

ثبت های دفتر روزنامه بر اساس حساب های جداگانه در دفتر کل طبقه بندی می گردد. به عنوان مثالی، بایک نگاه به صفحات مربوط به حساب های وجه نقد یا اثاثه، می توان گزارش مورد نیاز را تهیه و ارائه نمود

دفتر کل یکی دیگر از دفاتر مورد استفاده حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی ، دفتر کل است

دفتر کل عبارت است از مجموعه حسابهایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده می شود. دفتر کل را دفتر « ثبت نهایی » نیز می گویند

در دفتر کل ، هر حساب دو طرف راست و چپ دارد که بدهکار و بستانکار نامیده می شود. دفتر کل اشکال مختلفی دارد ، رایج ترین نمونه دفتر کل به صورت فرم ارائه شده سه ستونی در صفحه بعد میباشد

در نگهداری و نوشتن دفتر کل باید نکاتی به شرح ذیل را مورد ملاحظه قرار داد

1. شماره گذاری صفحات دفتر کل از رقم یک شروع و به ترتیب ادامه یابد
   
2. برای هر یک از حسابهای دفتر کل با توجه به حجم فعالیت یک یا چند صفحه جداگانه اختصاص داده شود.معمولاً صفحات ابتدایی دفتر کل به حسابهای دارایی اختصاص می یابد و صفحات حسابهای بدهی و سرمایه به ترتیب بعد از حسابهای دارایی قرار میگیرد

پس از آماده سازی دفتر کل می توان رویدادهایی را که در دفتر روزنامه نوشته شده اند ، در دفتر کل ثبت نمود. همیشه نوشتن دفتر کل بعد از ثبت رویدادها در دفتر روزنامه انجام میگیرد .بنابرین هیچ رویدادی در دفتر کل نوشته نمی شود مگر آنکه قبلاً در دفتر روزنامه ثبت شده باشد

ثبت رویدادهای مالی

برای ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل ابتدا رویداد ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتیب زیر انجام می شود

1. پیدا کردن صفحه حسابی که در دفتر روزنامه بدهکار شده است
2. نوشتن شماره رویداد مالی (شماره روزنامه) در ستون مربوطه در حساب کل
3. ثبت تاریخ رویداد مالی در ستون تاریخ
4. درج مبلغ بدهکار در ستون بدهکار
5. نوشتن شرح مختصری از رویداد در ستون شرح
6. نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب
7. درج شماره صفحه ای از دفتر کل که ردیف بدهکار رویداد مالی در آن نوشته شده، در ستون عطف دفتر روزنامه
8. محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط
9. تعیین نوع مانده حساب در ستون تشخیص با نوشتن کلمه « بد » به جای بدهکار یا « بس » به جای بستانکار، پس از آنکه طرف بدهکار یک رویداد به ترتیب بالا در دفتر کل ثبت شد، طرف بستانکاران نیز طی مراحل فوق ثبت گردد

در تئوری و آموزش، جهت تسهیل در روند آموزش، معمولا به جای استفاده از دفتر کل، حساب هایی به شکل حرف T، به کار گرفته می شوند

حساب T مبالغ افزایش یا کاهش یک حساب را در اثر رویدادهای مالی نشان می دهد. همانطور که در شکل زیر مشاهده می کنید، حساب T از سه بخش اصلی تشکیل شده است، نام حساب، سمت راست و سمت چپ

نام حساب در بخش فوقانی حساب T نوشته می شود و سمت راست وچپ مانند معادله اصلی حسابداری، طرف بدهکار وبستانکار می باشد