دفتر کل شامل تعدادی حساب ( حسابها دائمی و حسابهای موقت است ) که تشکیل دهنده ی صورتهای مالی می باشد. با توضیح بیشتری به تعریف هر یک از آنها می پردازیم

حسابهای دائمی : مانده برخی از حسابهای دفتر کل در پایان دوره مالی به دوره بعد منتقل می شود که به آنها «حسابهای دائمی» می گویند کلیه حسابهای قابل درج در ترازنامه یعنی دارایی، بدهی و سرمایه مالک جزو حسابهای دائمی به شمار می آیند . بنابراین تمام حسابهای که مستقیماً در ترازنامه انعکاس می یابند حسابهای دائمی هستند. به حسابهای دائمی «حسابهای ترازنامه ای»گفته می شود

حسابهای دائمی حسابهایی هستند که ماندهی آنها از یک دوره مالی به دوره بعد منتقل می شوند

حسابهای موقت : مانده برخی از حسابهای دفتر کل در پایان دوره مالی به دوره بعد انتقال نمی یابند. اینگونه حسابها را حسابهای موقت می نامند حسابهای درآمد، هزینه و برداشت حسابهای موقت هستند. این حسابهای موقت سرمایه مالک را تغییر می دهند. کسب درآمد موجب افزایش سرمایه مالک و وقوع هزینه و برداشت مالک موجب کاهش آن می گردد. به حسابهای درآمد و هزینه، حسابهای سود و زیانی نیز گفته می شود

حسابهای موقت حسابهایی هستند که مانده آنها از یک دوره مالی به دوره بعد انتقال نمی یابد

حسابهای موقت در ترازنامه نشان داده نمی شوند اما تفاوت درآمد ها و هزینه ها یعنی سود یا زیان خالض ونیز برداشت مالک در صورت سرمایه منعکس می شود و فقط سرمایه پایان دوره مالی در ترازنامه آورده می شود

بستن حسابهای موقت

انتقال مانده حسابهای موقت به حسابهای دائمی را بستن حسابهای موقت مینامند. در پایان هر دوره مالی مانده حسابهای موقت صفر می شود. این کار باعث می شود در دوره مالی بعد، این نوع حسابها مانده نداشته باشند و به عبارتی با مانده صفر شروع شوند. یعنی در اول هر دوره مالی مانده حسابهای درآمد و هزینه و برداشت صفر است

بستن حسابهای موقت یعنی صفر کردن مانده آنها درپایان دوره مالی

بستن حسابهای موقت مستلزم انجام ثبت های لازم در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل می باشد. برای بستن حسابهای درآمد  و هزینه از یک حساب موقت دیگر به نام «خلاصه سود و زیان» استفاده می شود حساب خلاصه سود و زیان فقط در پایان دوره مالی برای بستن حسابهای موقت مورد استفاده قرار می گیرد. مانده این حساب که بیانگر سود و زیان خالص دوره مالی است سرانجام به حساب سرمایه مالک منتقل و بسته می شود

معمولاً عملیات بستن حسابهای موقت در پایان دوره مالی شامل ۴ مرحله زیر است

بستن حسابهای درآمد : هریک از حسابهای درآمد کهدارای مانده بستانکار می باشند بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان به میزان جمع مانده حسابهای درآمد بستانکار می گردد

 بستن حسابهای هزینه : هریک از حسابهای هزینه که دارای مانده بدهکار می باشند، بستانکار و حساب خلاصه سود و زیان به میزان مجموع مانده حسابهای هزینه بدهکار می گردد

بستن حساب خلاصه سود و زیان : پس از بستن کلیه حسابهای درآمد و هزینه مانده حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده ی سود یا زیان خالص دوره مالی است. اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد این مانده، سود خالص را نشان و به حساب سرمایه منتقل می شود برای انتقال مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان ( سودخالص ) این حساب به مبلغ مانده ای که دارد بدهکار شده و حساب سرمایه مالک به همین مبلغ بستانکار می گردد. بدیهی است در صورتی که حساب خلاصه سود و زیان دارای مانده بدهکار باشد (زیان خالص) حساب فوق به مبلغ مانده ای که دارد بستانکار شده و حساب سرمایه مالک به همین مبلغ بدهکار می شود

 بستن حساب های موقت دارایی و بدهی جاری مثل حساب برداشت شرکا و تنخواه : برای بستن حساب برداشت  که همواره مانده بدهکار دارد حساب سرمایه به مبلغ مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت به همین مبلغ بستانکار می گردد

کارشناسان مالی شرکت حسابداری و حسابرسی اقتصاد تراز محاسب  مهم می دانند که بستن حسابها بسیار حیاتی و مهم می باشد لذا با در نظر داشتن این امر مهم مدیران باید حساسیت بالایی به این رویداد داشته باشند